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Tutto quello che fa Segretly per chi lavora su appuntamento

Diciassette cose che succedono da sole, dal primo messaggio del cliente fino alla recensione del giorno dopo. Scorri: ognuna è mostrata com’è davvero, con la chat da una parte e il pannello dall’altra.

Capisce e interpreta le richieste su WhatsApp

Conversazione naturale · nessuna app da installare

I tuoi clienti scrivono come parlano. L'intelligenza artificiale legge il messaggio, capisce cosa serve e di che servizio si tratta — senza moduli, link o applicazioni da scaricare.

Una cliente descrive un disturbo con parole sue. Segretly riconosce il servizio corretto, lo propone e chiede in quale sede fissare l'appuntamento offrendo i due studi disponibili. Quando la cliente chiede di un problema che esula dalla specializzazione del professionista, Segretly lo dice con chiarezza, indica a chi rivolgersi e propone comunque di inoltrare il messaggio.

Risponde anche alle telefonate WhatsApp

Chiamate in-app · appuntamento preso a voce

Il cliente tocca la cornetta dentro la chat e Segretly risponde subito: ascolta, capisce e fissa l'appuntamento parlando, come farebbe al banco. Le telefonate composte dal tastierino continuano a far squillare il tuo telefono come sempre.

Una chiamata WhatsApp in arrivo dalla cliente Marta B.: Segretly risponde da sola, si presenta come segretaria virtuale, chiede di quale servizio e di quale sede si tratta e fissa l'appuntamento a voce per giovedì alle 12:00. Della telefonata resta la trascrizione scritta, che compare sotto mentre si parla.

Organizza l'appuntamento migliore

In base a tipo di servizio e disponibilità reale

In funzione del servizio richiesto, della durata e delle fasce libere, Segretly propone e fissa lo slot ottimale. Gestisce più servizi e più sedi, riempiendo l'agenda nel modo più efficiente.

Calendario appuntamenti Consulta gli appuntamenti confermati e naviga tra i periodi.
10 Ago - 16 Ago Mese Settimana Giorno
+ Aggiungi appuntamento Aggiungi assenza Aggiungi variazione
LUN 10 MAR 11 MER 12 GIO 13 VEN 14 SAB 15 DOM 16
Sara V. · Controllo
Marco T. · Prima visita
Anna P. · Trattamento
Elena M. · Controllo Sabatino Melchiorre · Visita ortopedica iniziale
Toni T. · Prima visita Fabio L. · Controllo Giulia B. · Controllo
Paolo N. · Controllo
L'agenda del back-office nella vista settimanale: gli appuntamenti fissati da Segretly compaiono negli slot liberi, accanto alle fasce in cui il professionista non riceve.

Conferma e recupera i buchi in autonomia

Lista d'attesa intelligente

Il giorno dell'appuntamento contatta il cliente per la conferma. Se disdice, ricontatta da sola altri clienti per coprire lo slot rimasto libero — così l'agenda resta sempre piena.

Calendario appuntamenti Consulta gli appuntamenti confermati e naviga tra i periodi.
10 Ago - 16 Ago Mese Settimana Giorno
+ Aggiungi appuntamento Aggiungi assenza Aggiungi variazione
LUN 10 MAR 11 MER 12 GIO 13 VEN 14 SAB 15 DOM 16
Sara V. · Controllo
Marco T. · Prima visita
Anna P. · Trattamento
Elena M. · Controllo Toni T. · Prima visita
Toni T. · Prima visita Fabio L. · Controllo Giulia B. · Controllo
Paolo N. · Controllo
La stessa agenda mentre l'appuntamento viene anticipato: sparisce dalle 9:00 di venerdì e ricompare alle 10:00 di giovedì, sullo slot che si era liberato.

Invia la posizione per la navigazione

Mappa e indirizzo della sede

A conferma avvenuta, Segretly manda la posizione esatta della sede: il cliente apre la mappa e avvia la navigazione con un tocco. Meno ritardi, meno telefonate per chiedere l'indirizzo.

Il giorno prima Segretly chiede conferma della presenza; appena il cliente conferma, riceve la posizione della sede — mappa e indirizzo — pronta per avviare la navigazione.

Imposti tu giorni e luoghi disponibili

Regole di disponibilità per sede e fascia oraria

Definisci sedi, giorni e orari in cui sei operativo. L'AI prenota soltanto dentro le tue regole, rispettando pause, chiusure e capienza di ogni sede.

Indirizzi

Ogni sede può avere un nome struttura, un indirizzo e più giorni con fasce orarie diverse.

Cerca indirizzo
Ospedale Via Antonio Cardarelli, 9 Napoli · NA · 80131 | 40.8660034, 14.2260932
Lunedì 08:00-12:00 Mercoledì 08:00-14:00 Venerdì 08:00-12:00 Sabato 08:00-20:00
Studio privato Via Mario Fiore, 6 Napoli · NA · 80129 | 40.8489619, 14.231169
Martedì 16:00-20:00 Giovedì 16:00-20:00
Modifica sede
Nome strutturaOspedale IndirizzoVia Antonio Cardarelli, 9 ComuneNapoli ProvinciaNA CAP80131 Latitudine40,8660034
Disponibilità settimanale + Giorno
GiornoLunedì
Dalle08:00 Alle12:00
GiornoMercoledì
Dalle08:00 Alle14:00
+ Aggiungi giorno
Annulla Salva
La sezione Indirizzi del pannello: per ogni sede il nome, l'indirizzo e i giorni con le relative fasce orarie. Un clic sulla matita apre la modifica della disponibilità settimanale.

Gestisce le assenze improvvise

Riprogrammazione automatica

Un imprevisto e devi chiudere? Segretly riscrive da sola a tutti gli appuntamenti del periodo, chiede conferma e propone una nuova data — senza che tu debba telefonare a nessuno.

Calendario appuntamenti Consulta gli appuntamenti confermati e naviga tra i periodi.
10 Ago - 16 Ago Mese Settimana Giorno
+ Aggiungi appuntamento Aggiungi assenza Aggiungi variazione
LUN 10 MAR 11 MER 12 GIO 13 VEN 14 SAB 15 DOM 16
Sara V. · Controllo
Marco T. · Prima visita
Anna P. · Trattamento Assenza
Elena M. · Controllo Anna P. · Trattamento
Toni T. · Prima visita Fabio L. · Controllo Giulia B. · Controllo
Paolo N. · Controllo
Aggiungi assenza
Sedi interessate Ospedale Studio privato
Data inizio12/08/2026 Ora inizio12:00 Data fine12/08/2026 Ora fine16:00
Motivo (opzionale)Impegno personale
Annulla Salva assenza
Nel pannello viene registrata una chiusura di mercoledì dalle 12:00 alle 16:00: la fascia diventa rossa e l'appuntamento che ci ricadeva viene riprogrammato da solo a giovedì alle 10:00.

Promemoria per gli appuntamenti futuri

Richiami e controlli concordati

Hai concordato un controllo o un nuovo appuntamento più avanti? Segretly invia in automatico le notifiche al momento giusto per ricordare al cliente di prenotare, recuperando lavoro che altrimenti andrebbe perso.

Dettaglio appuntamento Informazioni dell'appuntamento e storico del cliente.
Cliente Toni Turco
Confermato ▾
Data e oravenerdì 14 agosto 2026 alle ore 09:00
Durata40 minuti
ServizioVisita ortopedica iniziale (prima visita)
StrutturaOspedale
Telefono WhatsApp+39 333 456 78 90
Cambia data e ora
Note Aggiungi nota
Nessuna nota disponibile.
Messaggi WhatsApp Programma reminder
🔔 Nessun messaggio programmato o inviato.
08/02/2027 · 09:00 Programmato Inviato
Visita di controllo post 6 mesi con analisi del sangue al seguito.
Programma reminder WhatsApp MessaggioVisita di controllo post 6 mesi con analisi del sangue al seguito. Arriva come «Ciao Nome, [messaggio]» e si chiude con «A presto e buona giornata!»
Data invio08/02/2027 Ora invio09:00
Annulla Programma
Dal dettaglio dell'appuntamento viene programmato un promemoria per il controllo a sei mesi: la data di invio è lontana nel tempo e, quando arriva, il messaggio parte da solo verso il cliente.

Interpreta e trascrive i messaggi audio

Vocali compresi al volo

Molti clienti preferiscono il vocale. Segretly ascolta, trascrive e capisce la richiesta nell'audio, poi risponde e prenota come farebbe con un messaggio di testo.

Il cliente manda un messaggio vocale; Segretly lo riporta con la trascrizione automatica del testo, pronta da leggere.

Sempre attiva, h24 e nei festivi

Nessuna richiesta persa

Risponde subito anche di notte, nel weekend e quando sei chiuso. I clienti prenotano nel momento in cui ci pensano, non quando riapri il telefono.

Tre richieste dello stesso cliente arrivate a tarda notte, a Ferragosto e all'alba di domenica: in tutti e tre i casi la risposta arriva subito, anche se lo studio è chiuso.

Zero app per il cliente

Tutto su WhatsApp

Niente portali da imparare o password da ricordare: il cliente usa l'app di messaggistica che ha già. Più semplice per lui, più prenotazioni per te.

La conferma dell'appuntamento arriva come una normale notifica di messaggio sulla schermata di blocco del cliente: nessuna applicazione da installare, nessun account da creare.

Addestramento AI

Regole tue, applicate sempre

Insegni tu a Segretly come comportarsi: scrivi le regole con parole tue — cosa chiedere sempre, cosa non promettere, come gestire i casi particolari — e valgono da subito per ogni conversazione. Le provi nella chat di test prima che arrivino ai clienti.

Addestramento AI Testa conversazioni, risposte e regole applicate al tuo account.
Chat test AI Contatto test · in ascolto
⟳ Reset chat
dove fa studio? Ha due sedi: Ospedale — Via Antonio Cardarelli, 9. Studio privato — Via Mario Fiore, 6. vorrei prenotare per giovedì Perfetto. Prima di confermare mi serve il tuo codice fiscale.
Scrivi un messaggio
Aggiungi regola RegolaPer ogni prenotazione chiedi sempre il codice fiscale del cliente prima di confermare l'appuntamento.
Annulla Salva
La sezione Addestramento AI del pannello: a destra l'elenco delle regole personalizzate, a sinistra la chat di prova. Viene aggiunta la regola che impone di chiedere il codice fiscale a ogni prenotazione, e la risposta dell'assistente si adegua subito.

Scheda cliente e storico

Anagrafica, appuntamenti e conversazioni

Ogni cliente ha la sua scheda con dati, storico degli appuntamenti e chat in un unico posto. Hai sempre il contesto pronto, senza cercare tra mille messaggi.

Conversazioni Storico dei messaggi WhatsApp gestiti dalla segretaria per ogni contatto.
Marta Bianchi +39 333 214 55 87
Davide Conti +39 347 908 22 41
⟳ Aggiorna
Buongiorno, vorrei prenotare una visita di controllo Certo. Ti propongo giovedì 13 alle 10:00 presso Ospedale. Confermi? Va benissimo Confermato ✅ giovedì 13 agosto alle 10:00 — Visita di controllo.
Buongiorno, avrei bisogno di una prima visita Certo: Visita ortopedica iniziale (prima visita), 40 minuti. In quale sede preferisci, Ospedale o Studio privato? Ospedale Ho libero venerdì 14 alle 17:00. Confermi? Sì, va bene Confermato ✅ venerdì 14 agosto alle 17:00 — Prima visita, Ospedale. Posso spostare l'appuntamento di venerdì? Certo. Ho libero sabato 15 alle 09:30 oppure lunedì 17 alle 16:00. Sabato alle 09:30 Fatto ✅ sabato 15 agosto alle 09:30 — Prima visita.
Scrivi un messaggio
La sezione Conversazioni del pannello: a destra l'elenco dei contatti, a sinistra lo storico completo dei messaggi. Passando da un contatto all'altro si legge subito tutta la sua conversazione.

Meno mancate presenze

Conferme e promemoria automatici

Promemoria e richieste di conferma al momento giusto riducono i no-show. Gli slot che si liberano vengono subito rimessi in circolo verso altri clienti.

Calendario appuntamenti Consulta gli appuntamenti confermati e naviga tra i periodi.
10 Ago - 16 Ago Mese Settimana Giorno
+ Aggiungi appuntamento Aggiungi assenza Aggiungi variazione
LUN 10 MAR 11 MER 12 GIO 13 VEN 14 SAB 15 DOM 16
Sara V. · Controllo
Marco T. · Prima visita
Anna P. · Trattamento
Elena M. · Controllo Sara V. · Controllo Chiara D. · Controllo
Toni T. · Prima visita Fabio L. · Controllo Giulia B. · Controllo
Paolo N. · Controllo
L'agenda mentre una disdetta viene rimessa in circolo: lo slot lasciato libero il giovedì a mezzogiorno viene ripreso subito da un altro cliente.

Chiede le recensioni al posto tuo

Il giorno dopo la visita, senza che tu te ne debba ricordare

Le recensioni sono la prima cosa che guarda chi non ti conosce ancora, ma chiederle di persona mette in imbarazzo e ricordarsene ogni volta è impossibile. Segnato l'appuntamento come effettuato, ci pensa Segretly: il giorno dopo al cliente arriva un messaggio con il pulsante che apre direttamente la tua scheda Google. Chi ha già ricevuto la richiesta non la riceve di nuovo, e chi non vuole più messaggi del genere esce con un tocco.

Il messaggio che il cliente riceve il giorno dopo la visita, con il pulsante che apre la pagina delle recensioni e quello per non riceverne più.
Studio Rossi Via Giuseppe Verdi 12, Milano
Giulia F. Pubblica come recensione

Puntualissimi e molto disponibili. Ho prenotato su WhatsApp in un minuto e mi hanno ricordato l'appuntamento il giorno prima. Consigliato!

Annulla Pubblica
La pagina delle recensioni Google dell'attività aperta dal pulsante del messaggio, con cinque stelle e la recensione già scritta dalla cliente.

Fa tornare chi non prenota da tempo

Scrive lei per prima, quando è il momento

Chi non torna da mesi non è arrabbiato: si è dimenticato. Tu scrivi una volta sola ogni quanto una prestazione va rifatta — due settimane per un taglio, sei mesi per un'igiene — e al momento giusto Segretly propone di riprenotare. Chi risponde «Sì» si ritrova già a metà prenotazione.

Sono passati mesi dall'ultima igiene dentale di una cliente. Senza che nessuno se ne debba ricordare, Segretly le scrive proponendole di riprenotare, con tre pulsanti: prenotare, rimandare, oppure non ricevere più messaggi di questo tipo. La cliente accetta e la conversazione riprende da dove sarebbe rimasta: prestazione e professionista sono già quelli di prima, resta solo da confermare giorno e ora.

Incassa caparra e saldo dalla chat

Direttamente sul tuo conto · nessuna commissione nostra

Chiedi una caparra per bloccare l'appuntamento — chi non la versa libera il posto da solo — oppure manda il saldo a servizio finito: al cliente arriva il link nella stessa conversazione e paga con la carta in pochi secondi, senza scaricare niente.

Colleghi il conto che già usi — Stripe, PayPal, Nexi o SumUp — e l'incasso arriva lì, subito. Segretly non tocca i soldi, non fa da tramite e non trattiene nessuna percentuale: quello che il cliente paga è quello che ti arriva.

  • Colleghi Stripe, PayPal, Nexi o SumUp
  • I soldi arrivano sul tuo conto, non sul nostro
  • Nessuna commissione trattenuta da Segretly
Due messaggi nella stessa conversazione: alla prenotazione la richiesta della caparra, che verrà scalata dal totale, e a prestazione fatta la richiesta del saldo che resta. Premendo il pulsante del messaggio si apre, nello stesso telefono, la schermata per inserire i dati della carta: numero, scadenza e codice di sicurezza. Il pagamento viene incassato sul conto dell'attività, collegato tra Stripe, PayPal, Nexi e SumUp, senza che Segretly trattenga commissioni.

Provala con i tuoi clienti veri

I primi 30 giorni sono gratis e senza vincoli: si attiva in una ventina di minuti, guidati, e da quel momento la segretaria risponde da sola.