I clienti si accorgono che risponde un assistente?
Se lo chiedono, sì: la segretaria si presenta come assistente virtuale della tua attività e non finge di essere una persona. Al telefono lo dichiara addirittura per prima cosa, nel saluto, perché la legge lo impone. Per il resto scrive e parla come farebbe una segreteria: frasi brevi, in italiano, senza giri di parole.
Cosa dice quando glielo chiedono
Se un cliente chiede «sei una persona?», la risposta è che è l'assistente virtuale della tua attività. Non c'è nessuna finzione da mantenere e nessuna istruzione che la porti a spacciarsi per qualcuno: è una scelta di prodotto, non un limite tecnico.
Al telefono lo dichiara per primo
Sulle chiamate WhatsApp la dichiarazione non aspetta la domanda: sta nel saluto di apertura, prima di ogni altra cosa. È un obbligo di legge — lo prevede il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale — e il pannello non permette di salvare un saluto che non lo dica.
Il testo del saluto lo scrivi tu, quindi puoi farlo suonare come vuoi. Quello che non puoi fare è togliere la dichiarazione.
Come scrive
Come scriverebbe una segreteria al telefono: in italiano, con frasi brevi, senza formule da chatbot e senza entusiasmo di plastica. Non manda muri di testo e non propone quindici orari in fila — offre poche alternative per volta, come farebbe una persona al banco.
Se preferisci dirlo tu
Molti lo scrivono direttamente nel materiale — sul volantino, nel post, nella newsletter — e funziona bene: annunciare «da oggi rispondiamo su WhatsApp anche fuori orario» toglie ogni sorpresa e fa passare la cosa per quello che è, cioè un servizio in più.
E se un cliente vuole parlare con una persona?
Basta che lo chieda, o che la richiesta esca da quello che la segretaria sa fare: in quel caso non improvvisa, ti gira il messaggio come notifica con le parole del cliente. E tu puoi entrare in qualsiasi conversazione e rispondere di persona quando vuoi, dalla sezione Conversazioni.
Come si fa, passo per passo: Conversazioni nella documentazione.