Ristoranti

Se la tua attività è un ristorante, una pizzeria o una trattoria, Segretly lavora in un modo diverso da come lavora per uno studio o un salone. La differenza è tutta in una frase: da voi le prenotazioni convivono. Alle 20:30 di sabato non c'è "un posto libero", ci sono venti tavoli occupati e qualche coperto ancora disponibile.

Per questo la configurazione parla di sale e di coperti, e non di agende e prestazioni.

Dove si configura

Tutto quello che segue sta nella sezione Sedi del pannello: un locale per riga, e dentro il locale il suo indirizzo, le sue sale, i suoi turni, il suo menu e il suo riepilogo di fine serata.

Nel Profilo i locali non compaiono, e la sezione Indirizzi che vedono le altre attività lì non c'è: l'indirizzo appartiene al locale e non alla società, e se hai due locali sono due indirizzi diversi. Nel Profilo restano le cose che valgono per l'attività intera — anagrafica e accesso, fatturazione, logo, recensioni, consegna e ritiro, caparra — e ogni riquadro ha il proprio Salva: salvarne uno non salva gli altri.

Aggiungere un locale

Da Sedi → Nuova sede si apre la scheda del locale, e la si compila una volta sola: nome, indirizzo, turni, sale, servizio. La stessa scheda si riapre dopo con la matita, e da lì in poi cambia una cosa sola — le sale diventano documenti veri, con le prenotazioni appese, e ognuna si salva per conto suo senza lasciare la pagina.

Il nome è quello che i clienti leggono quando la segretaria chiede dove vogliono mangiare, ed è anche quello con cui scegli di quale locale stai guardando sala, ordini e prenotazioni: con più locali conviene il quartiere o la via, non la ragione sociale.

L'indirizzo cercalo con la ricerca invece di scriverlo a mano: così si compilano anche le coordinate, che sono quelle su cui parte la mappa nel promemoria della prenotazione e su cui il fattorino misura quanto manca all'arrivo. Scritte a mano restano vuote, e quelle due cose smettono di funzionare senza dire niente.

L'interruttore Attivo / Chiuso è la chiusura senza data di ritorno — una ristrutturazione, un locale che cedi. Il locale sparisce dalle scelte e la segretaria non ci prende più né tavoli né ordini, ma le prenotazioni già prese restano dove sono. Per le ferie e le feste ci sono invece le chiusure a data, più sotto. Conta anche sull'abbonamento: un locale chiuso non si paga dal ciclo successivo.

Quanto chiedere di caparra e da quanti coperti in su sta qui, nella scheda del locale, perché è una scelta di quel locale. Se chiederla, entro quante ore e su quale conto incassarla stanno nel Profilo e valgono per tutti: la spiegazione per intero è nella pagina sulla caparra.

L'accesso al singolo locale

Un locale può avere un accesso separato: chi lo gestisce entra con email e password proprie e vede solo il suo — la sua sala, i suoi ordini, le sue prenotazioni — non gli altri locali né la parte aziendale. Serve quando il locale ha un responsabile che non sei tu.

Senza, il locale si gestisce con l'account dell'attività, ed è il caso più comune: chi ha un locale solo non ha nessun motivo di accenderlo.

Sale e turni

Una sala è un ambiente in cui si mangia: la sala interna, il dehors, la saletta privata. Di ognuna servono due numeri.

Coperti: quante persone ci stanno. È la capienza, ed è l'unico totale che conta.
Gruppo massimo: fin dove arrivi unendo i tavoli. Se il tavolo più grande che riesci a comporre è da otto, scrivi otto: senza questo numero la segretaria accetterebbe un gruppo da dodici ogni volta che ci sono dodici coperti liberi, anche se sono sparsi su sei tavolini da due.

Poi ci sono le fasce: pranzo e cena, con i giorni in cui ci sono, l'orario di apertura e chiusura, e la durata del tavolo. Quest'ultima è il numero senza il quale la segretaria non saprebbe mai dire che alle 22 c'è di nuovo posto: una prenotazione, da sola, non si libera.

L'orario di chiusura dice fino a quando si prenota, non entro quando si finisce: se la cena chiude alle 23:30, le 23:00 si accettano, e che quel tavolo finisca a mezzanotte e mezza non è un problema di nessuno — dopo la chiusura non ci sono altre prenotazioni con cui litigare. La durata resta quella piena anche quando sfora, perché accorciarla vorrebbe dire rimettere in vendita alle 23:30 dei coperti che sono ancora occupati.

Accanto alla durata c'è la tolleranza: di quanti minuti sei disposto ad accorciare il tavolo pur di far entrare qualcuno. Serve in mezzo alla serata, dove le prenotazioni si contendono davvero gli stessi coperti: chi chiede le 20:00 mentre alle 21:30 arriva una comitiva che riempie la sala entra lo stesso, con il tavolo fino alle 21:30 invece che fino alle 22:00. Scatta solo quando l'alternativa era un no.

Due cose da sapere, perché il nome inganna. Non è un ritardo concesso al cliente: è la prenotazione che dura di meno, e in agenda due tavoli non si sovrappongono mai. E non è un obbligo: chi ci sta per intero tiene la durata piena. Lasciandola a zero non cambia niente rispetto a prima.

Il dehors che d'inverno chiude non si cancella: si spegne. Torna con un tocco a primavera, e le prenotazioni passate restano leggibili.

Ferie e chiusure

Gli orari qui sopra dicono i giorni di riposo — il lunedì che non compare è un lunedì chiuso — ma non sanno dire da quando a quando. Per le ferie d'agosto, per le feste o per la settimana dei lavori in cucina c'è il riquadro Chiusure: due date, e volendo una nota per te.

In quei giorni la segretaria non prende prenotazioni né ordini da portare via. A chi chiede un tavolo non risponde «quel giorno siamo chiusi» — che lo manderebbe a tentare il giorno dopo, chiuso pure quello — ma dice il periodo e quando riaprite, proponendo di guardare da lì in avanti.

Attenzione a una cosa, perché è la sola che non si può disfare: le prenotazioni già prese in quei giorni vengono annullate, e a ogni cliente arriva un messaggio che dice perché e gli offre di prenotare in un altro giorno. Controlla le date prima di salvare.

Il motivo che scrivi resta tuo: serve a te per ricordarti perché, e ai clienti non viene mai detto.

Una chiusura si toglie con la ⨯, e da quel momento si torna a prendere prenotazioni. Le prenotazioni annullate però non tornano indietro: quelle si rifanno.

Le formule

Le formule sono cosa si può mangiare in un turno: "Pranzo buffet", "Cena alla carta", "Menù fisso del venerdì". Il prezzo è a persona e serve a due cose — il valore stimato che vedi in dashboard e, se la accendi, la caparra.

Puoi anche non metterne nessuna: la segretaria prende comunque le prenotazioni. Senza prezzo a persona, però, non saprà stimare quanto vale una serata.

La segretaria non chiede quale formula quando in quel turno ce n'è una sola: la deduce dall'ora. Lo chiede solo quando due si accavallano — il venerdì sera con buffet e menù fisso insieme — e allora è una domanda vera, non un passaggio in più.

Come prenota un cliente

Poche battute, ed è voluto: chi ne deve fare otto abbandona a metà.

«Avete posto sabato sera?» «Certo! A che ora vi aspettiamo?» — «Alle 20:30» — «In quante persone siete?» — «Siamo in quattro» — «C'è qualcosa che dobbiamo sapere? Un'occasione, allergie, un seggiolone…» — «È il compleanno di Anna» — «A che nome lo metto?»

Prima di fissare, la segretaria rilegge tutto: giorno della settimana, data, ora, coperti e nome. Il cliente conferma con un tocco, e solo allora il tavolo entra in agenda.

È una battuta in più in un dialogo tenuto corto apposta, e la paga volentieri: il campo su cui si sbaglia è il giorno, e un giorno sbagliato non si scopre parlando — si scopre quando qualcuno si presenta la sera che non è la sua.

Se hai più di un locale, la prima domanda è quale: la sede è un fatto del cliente, sa in quale pizzeria vuole andare. La sala invece non la chiede mai — quella la scegli tu, e chiederla a lui sarebbe una domanda a cui non sa rispondere.

Quando non c'è posto, la segretaria distingue tre casi e risponde in tre modi diversi, perché mandare via chi sarebbe entrato mezz'ora dopo è uno spreco:

fuori orario: dice gli orari di quel giorno e chiede solo l'ora, tenendosi il giorno di cui state parlando — a «oggi alle 10» risponde che a quell'ora non si serve, e «allora va bene alle 12» resta oggi;
giorno di chiusura: dice che quel giorno siete chiusi e chiede un altro giorno;
gruppo troppo grande: propone di farvi richiamare per organizzare;
pieno: propone il primo orario libero, e se non va bene offre di avvisare quando si libera un tavolo.

Spostare o disdire, scrivendo

Il cliente non deve telefonare per cambiare idea. Se scrive «puoi spostarlo a domani?», «hai sbagliato, ti avevo detto oggi» o «devo disdire», la segretaria riconosce che sta parlando di una prenotazione che ha già e agisce su quella, invece di aprirne una seconda accanto.

Sposta: chiede solo il nuovo quando. Coperti, nome e locale restano quelli di prima, e l'ora che libera viene subito offerta a chi era in lista d'attesa. Chi dice solo l'ora — «alle 20:30» — cambia solo quella: il giorno resta quello prenotato. Per spostarlo va nominato («domenica alle 20:30»), e anche qui prima di salvare si rilegge tutto.
Disdice: chiede conferma prima di annullare — una tendina si tocca per sbaglio, e un messaggio pure. Detto sì, i coperti tornano liberi all'istante.
«Che prenotazione ho?»: te la ripete, con giorno, ora e coperti.

Se di prenotazioni future ne ha più d'una, la segretaria chiede su quale intervenire: spostare il tavolo sbagliato è peggio di una domanda in più.

Overbooking

Una quota di assenze è fisiologica, e il tavolo vuoto è già pagato. Dal profilo puoi accettare qualche coperto oltre la capienza — la percentuale la scegli tu, e le singole sale possono derogare.

Spento è il valore di partenza: chi non lo accende non si accorge che esista.

"Siete arrivati?"

All'ora della prenotazione parte un messaggio con tre risposte, e la terza è quella che vale di più.

Siamo qui: in sala la riga si accende.
Sto arrivando: il posto si tiene ancora un po'. Una volta sola.
Non veniamo: i coperti tornano liberi subito, mezz'ora prima che il tavolo si liberi da solo. È il tempo che serve per rivenderlo a chi era in lista d'attesa.

Se non risponde nessuno, passato il tempo di attesa che hai scelto la prenotazione decade e il posto torna disponibile.

Ogni avviso è un messaggio WhatsApp a pagamento: con cento coperti a sera si vede in bolletta, e per questo ha un interruttore suo.

La sala, durante il servizio

La pagina Sala è quella che si guarda con le mani occupate. In alto scegli quale serata stai guardando: il giorno, e se è il turno di pranzo o quello di cena. Con più locali c'è anche la casella per scegliere quale — la plancia è di un locale alla volta, perché i coperti sono i suoi.

Sotto ci sono i contatori della serata: coperti, prenotazioni, arrivati, seduti, walk-in, assenze. I coperti sono quanti ne hai prenotati sul totale della sala, e diventano rossi quando lo superi: succede con l'overbooking acceso, ed è lì per farti decidere se è il caso. Assenze mette insieme chi ha disdetto e chi non si è presentato.

Tre modi di aggiungere qualcuno

Non sono intercambiabili, e la differenza conta per i conti della serata:

Prenotazione è il tavolo che qualcuno ha chiesto per un'ora. Entra nella serata come quelle che prende la segretaria, coperti compresi.
Walk-in è chi entra dalla porta senza aver chiamato: due campi, l'ora e i coperti. Non è un dettaglio — senza, il contatore mente proprio nelle sere piene, e la segretaria continua ad accettare prenotazioni per una sala già occupata.
Lista d'attesa è chi un tavolo non ce l'ha e si è messo ad aspettare che se ne liberi uno. È la gente che hai davanti, ed è cosa diversa dalla lista d'attesa dei clienti su WhatsApp.

Le quattro schede

Sono quattro modi di guardare la stessa serata, e nessuno sostituisce gli altri.

Elenco è la tabella, ed è quella su cui si lavora: in ordine di orario, con prenotazioni e walk-in mescolati, perché è così che una serata si legge. Occasione e allergie sono in evidenza accanto al nome, perché sono le cose da leggere prima di andare al tavolo; le righe annullate restano visibili ma spente, così chi chiama per capire cos'era successo trova la riga invece del nulla. Su ogni riga ci sono i tre pulsanti Arrivato, Seduto e Pagato, e le colonne Sala e Tavoli: si cambiano da qui, durante il servizio, perché è mentre si lavora che si scopre di dover spostare qualcuno. I tavoli sono a scelta multipla e senza vincoli sui posti — tre tavoli da due per un gruppo di otto è come si apparecchia davvero. Se la sala che scegli non regge quell'ora te lo diciamo, ma non ti blocchiamo: lì comandi tu. Pagato è il terzo tocco e fa una cosa in più degli altri due: rimette il tavolo in circolo. La durata di una prenotazione è una previsione — due ore scritte il giorno prima — e se alle 21:00 il conto è pagato, quei coperti a Segretly risultano occupati fino alle 22:00 per niente: il blocco nel Timing resta lungo, il tavolo sulla piantina resta rosso e a chi chiede un tavolo per le 21:30 si risponde che è pieno. Segnandolo, l'impegno si accorcia fino a quel momento e da lì in poi la sala conta quei posti come liberi — per la coda all'ingresso, per la piantina e per chi sta scrivendo su WhatsApp. Chi paga e resta seduto a finire il vino non è un problema: il tavolo lo tieni comunque tu, e il pulsante si toglie con lo stesso tocco se lo hai premuto per sbaglio.
Timing è una riga per tavolo e le ore in orizzontale: ogni prenotazione è un blocco lungo quanto dura, e si vede a colpo d'occhio quando la sala si stringe. Il blocco si trascina, e fa tre cose diverse: spostato di lato cambia l'orario, tirato per i bordi si allunga o si accorcia, portato su un'altra riga cambia tavolo — anche in un'altra sala.
Mappa è la piantina, con un cursore che sceglie l'ora: i tavoli si colorano dove a quell'ora c'è già qualcuno. È la risposta alla domanda che ci si fa in sala — questi due che sono entrati, dove li metto?
Lista d'attesa è chi sta aspettando, con l'orario in cui è arrivato: quando un tavolo si libera lo si fa sedere da qui in un tocco, e la riga passa nell'elenco della serata. Il numero accanto al nome della scheda dice quanti sono senza doverci entrare.

L'Elenco è anche l'unica scheda che si stampa, per avere il foglio in mano sulla porta: Timing e Mappa sono disegni, e un foglio che ne fosse la trascrizione direbbe le stesse cose in una forma peggiore.

Il menu si apre da Sedi, dalla riga del locale. È la carta di quel locale e non dell'azienda: due ristoranti tuoi possono averne una di pesce e una di terra senza che si tocchino.

Puoi scriverlo a mano oppure caricare quello che hai già: la foto del menu di carta, il PDF che mandi in stampa, il foglio Excel o il documento Word. Lo trascriviamo noi in categorie, piatti, prezzi e allergeni, e tu correggi quello che serve.

Quello che leggiamo non finisce online da solo: si propone e non si pubblica. Guardi il risultato e sei tu a dire che va bene.

Ricontrolla i prezzi prima di salvare. Su una foto storta 12,00 e 12,50 si somigliano, e un piatto venduto al prezzo sbagliato lo si scopre dal conto di fine serata.

La cosa che rende utile questo menu non è la pagina: è che lo legge la segretaria. Chi scrive «avete qualcosa senza glutine?» alle undici di sera si sente rispondere coi piatti veri, invece di aspettare domani. Un menu appeso a un QR sta lì e aspetta di essere letto; questo risponde.

Gli allergeni li prendiamo solo da quelli dichiarati sul menu: dedurli dagli ingredienti sarebbe inventare un'informazione sanitaria.

Un menu si salva con Salva il menu, in fondo alla pagina. Se cambi linguetta o esci prima, quello che hai scritto si perde — e cambiare linguetta è facile che capiti.

In cima alla pagina c'è il codice QR della carta, e Scarica locandina te lo dà su un foglio già impaginato da appendere o plastificare.

Quel codice punta alla pagina e non a un file: correggi un prezzo qui e chi lo inquadra domani legge quello nuovo, senza ristampare niente. Accanto c'è lo stesso indirizzo in chiaro, da incollare sul sito o nella descrizione di Instagram.

Cosa scrivi su ogni piatto

Sulla riga del piatto ci sono quattro modi di dire cosa c'è dentro, e vale la pena non confonderli:

la descrizione è la frase che si legge;
gli ingredienti sono ciò che il cliente può togliere;
le opzioni sono ciò che può aggiungere, e che si paga a parte — la maionese, il doppio impasto: il prezzo sta sul piatto, perché la stessa aggiunta può costare mezzo euro su un panino e niente sulle patatine;
gli allergeni sono un elenco a sé.

Gli ingredienti li proponiamo dove una descrizione c'era. Dove manca restano vuoti, e li scrive chi cucina: da un nome di piatto non si indovinano — una margherita la fa ognuno a modo suo — e un ingrediente inventato diventa un cliente che chiede di togliere una cosa che lì dentro non c'era.

Poi ci sono le colonne che dicono come il piatto si vende:

Porzioni apre il riquadro dove intero e mezzo hanno ognuno il suo prezzo, che non è per forza la metà. Lì dentro c'è anche quanti se ne fanno in una serata, per il piatto che finisce;
In carta spento toglie il piatto dal carrello senza cancellarlo: è il piatto finito, che domani torna con un tocco;
Opzioni accende la personalizzazione dal carrello.

Su quest'ultima vale la pena fermarsi, perché cambia una cosa per il cliente. Accesa, il cliente compone il piatto spuntando le caselle — toglie dagli ingredienti, aggiunge dalle opzioni — e quelle scelte non aspettano nessuna approvazione: le voci le hai scritte tu, con i loro prezzi. Spenta, al cliente resta il campo di testo libero, che invece il banco deve approvare prima che lui possa pagare. Si accende dopo aver scritto ingredienti o opzioni, perché senza non ci sarebbe niente da spuntare.

Un piatto senza prezzo non entra nel carrello: un ordine che somma zero euro non si può pagare. Se una voce si fa pagare a peso o al momento, conviene tenerla fuori dal carrello e lasciarla raccontare a voce dalla segretaria.

Le foto dei piatti

Su ogni riga del menu c'è una casella per la foto del piatto: la carichi tu, e resta lì.

Se il menu che fotografi ha già le foto dei piatti proviamo a ritagliarle e a metterle al posto giusto. Guardale prima di salvare, con la stessa attenzione dei prezzi: capire dove finisce una foto e dove comincia quella accanto è la cosa che riesce peggio, e una foto sotto il piatto sbagliato si nota più di un prezzo sbagliato. Se una non ti convince la togli con la ⨯ e ne carichi un'altra.

Un menu di carta senza foto non produce niente: i piatti arrivano come sempre, e le foto le aggiungi quando vuoi.

Un menu può valere sempre — è la carta — oppure solo in certi giorni, solo a pranzo o solo a cena, oppure solo in un periodo. Sono tre modi di dire la stessa cosa e si combinano: «il venerdì a cena» per il menu di pesce, «dal 20 al 26 dicembre» per quello delle feste, «sabato 14 febbraio a cena» per San Valentino.

Ogni menu ha la sua linguetta in cima alla pagina, e si lavora su uno per volta. Aggiungi menu ne apre un altro; Duplica, in fondo, parte da una carta che c'è già invece di farti riscrivere tutto.

Nel riquadro in cima al menu spunti i giorni, il turno e il periodo. Sotto trovi scritta la frase che la segretaria userà davvero: se lì c'è scritto quello che intendevi, è quello che dirà al cliente.

L'interruttore «la segretaria lo legge» decide se quel menu esiste per i clienti. Spento è comodo mentre lo scrivi, ma se te ne dimentichi diventa un guasto silenzioso: a chi chiede cosa si mangia la segretaria risponde che farà richiamare, e nessun errore te lo segnala. E per una carta stagionale spegnila invece di eliminarla — eliminandola spariscono anche tutti i suoi piatti.

I menu con un periodo escono di scena da soli quando il periodo si chiude. È la differenza che conta rispetto a spegnerli a mano: quello che si spegne a mano bisogna ricordarselo, e il menu di Natale acceso a febbraio non lo nota nessuno finché non lo racconta a un cliente.

Se il menu ha un prezzo fisso a persona, scrivilo: la segretaria lo dice quando serve. E se in quei giorni dalla cucina esce solo quello, accendi «sostituisce la carta» — senza, si continuerebbe a proporre la pizza la sera in cui c'è solo il menu fisso.

Anche il singolo piatto può avere i suoi giorni, nella colonna Giorni della tabella: vuota vuol dire tutti i giorni, ed è il caso normale. Serve per la pizza che si fa solo il venerdì, senza doverci fare un menu a parte.

Una cosa da sapere, perché è voluta: un menu che vale solo il venerdì non sparisce dalle risposte negli altri giorni. Chi scrive di lunedì «avete il menu di pesce?» si sente rispondere che c'è, e che è il venerdì a cena — perché è così che quella persona prenota per venerdì. Quello che la segretaria non fa è proporlo per il giorno sbagliato.

Quando qualcuno prenota per un giorno che ha un menu speciale, glielo diciamo nella conferma. È una riga sola, ed è il momento in cui serve: il tavolo è appena stato fissato.

La mappa della sala

La planimetria si disegna nella scheda della sala, trascinando i tavoli; in Sala la si guarda, e i tavoli di una prenotazione si spuntano nella colonna Tavoli dell'Elenco. È uno strumento per te: non cambia di una virgola quello che la segretaria accetta, che dipende sempre dai coperti e dal gruppo massimo.

Puoi anche fotografare la sala: riconosciamo quanti tavoli ci sono e più o meno dove stanno, e tu sistemi la disposizione trascinandoli. Non è un rilievo — serve a saltare il foglio bianco, che è il vero motivo per cui queste mappe non le disegna nessuno.

Il riepilogo di fine serata

A chiusura, sul tuo numero: coperti serviti, prenotazioni, assenze e valore stimato. Un numero che arriva da solo vale più di una pagina che bisogna ricordarsi di aprire.

Una cosa da sapere sugli stati

Come per il resto di Segretly, il no-show si misura solo se lo segni. Se a fine serata nessuno tocca Arrivato e Seduto, i contatori restano a zero, il riepilogo racconta una serata vuota e i richiami non partono. Sono due tocchi per riga, e sono quelli che trasformano l'agenda in dati.

Pagato è di un'altra natura e conviene saperlo: gli altri due registrano quello che è successo, questo cambia la sera stessa — libera i coperti da subito. Non è uno stato che esclude gli altri: un tavolo può aver pagato ed essere ancora seduto, e infatti restano accesi tutti e tre.

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