Avvisi al professionista
La segretaria può avvisare direttamente il professionista sul suo WhatsApp personale, senza passare dal pannello. Gli avvisi sono due, indipendenti l'uno dall'altro, e si accendono dalla scheda del professionista: il recap giornaliero degli appuntamenti e l'avviso di urgenza.
Ognuno ha il proprio numero WhatsApp: puoi usare lo stesso per entrambi o due numeri diversi. Dev'essere un numero di cellulare italiano, ed è il numero personale della persona — non c'entra con il numero dell'attività collegato alla segreteria, che è quello da cui gli avvisi partono.
Il recap giornaliero
Attivandolo, ogni giorno all'orario che scegli arriva un messaggio con tutti gli appuntamenti della giornata di quella persona: orario, sede, nome del cliente e prestazione, in ordine di orario.
- L'orario lo decidi tu dalla scheda: la mattina presto prima di iniziare, o la sera prima se preferisci — il recap riguarda sempre la giornata in corso.
- Se la giornata è piena e l'elenco è lungo, il recap arriva in più messaggi numerati ("parte 1 di 2"): non manca niente, è solo diviso.
- Se non c'è nessun appuntamento, arriva comunque un messaggio che lo dice: così sai che il servizio funziona e che l'agenda è davvero vuota.
Ogni professionista ha il suo recap: in una struttura con più persone, ognuno riceve solo la propria agenda, all'orario che ha scelto.
L'avviso di urgenza
Quando un cliente lascia alla segretaria una comunicazione urgente, oggi il titolare riceve una email. Attivando questo avviso arriva anche un messaggio WhatsApp sul numero personale del professionista, con un pulsante che apre direttamente la conversazione di quel cliente nel pannello: niente da cercare tra le chat, un tocco e sei dentro.
Se in struttura lavorate in più di uno, la segretaria chiede al cliente per chi è la comunicazione, e l'avviso arriva alla persona giusta. Con una persona sola la domanda non serve e non viene fatta.
L'email al titolare continua ad arrivare in ogni caso: il WhatsApp si aggiunge, non la sostituisce.
Come si attivano
Dalla scheda del professionista (voce Professionisti, oppure dal proprio profilo per chi ha un accesso separato), sezione Avvisi WhatsApp: due interruttori, ognuno con il proprio numero, più l'orario per il recap.
Due cose da sapere:
- Serve che il numero WhatsApp dell'attività sia già collegato: gli avvisi partono da lì. Senza il collegamento, gli interruttori si salvano ma non parte nulla.
- Alla prima attivazione WhatsApp deve approvare il formato di questi messaggi. Ci pensa il sistema da solo e di norma è questione di poco, ma se il primo recap non arriva subito è quasi sempre questo il motivo: dal giorno dopo tutto in regola.
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