Caparra/Saldo
Chi prenota e poi non si presenta ti lascia un'ora invenduta, e quasi sempre senza cattiveria: se ne è semplicemente dimenticato. Con la caparra l'appuntamento si tiene solo se il cliente versa un anticipo, e se non lo versa l'ora torna disponibile per qualcun altro.
Come funziona, dal lato del cliente
Appena finisce di prenotare, al cliente arriva su WhatsApp un messaggio con l'importo, la scadenza e il pulsante per pagare. Il messaggio gli dice anche due cose che contano:
- che la caparra verrà scalata dal conto il giorno dell'appuntamento, quindi non è un costo in più — è un pezzo di quello che avrebbe pagato comunque;
- entro quanto tempo può disdire riavendo indietro i soldi.
Se paga, l'appuntamento è confermato e da lì in poi tutto prosegue come sempre: promemoria, richiesta di conferma, eventuali spostamenti.
Se non paga entro il tempo che hai stabilito, l'appuntamento si annulla da solo, il cliente riceve un messaggio che glielo dice, e l'ora torna libera — e viene anche proposta a chi era prenotato più in là e potrebbe anticipare.
I soldi arrivano a te
La caparra la incassi tu, sul tuo conto: non passa da Segretly. Colleghi il tuo servizio di pagamento dalla sezione Integrazione, e da quel momento ogni caparra arriva direttamente lì. Le commissioni sono quelle del contratto che hai con lui: Segretly non ne aggiunge di proprie e non trattiene nessuna percentuale.
Puoi incassare caparre e saldi con Stripe, PayPal, Nexi o SumUp. Il conto si collega una volta sola da Integrazione; nel profilo, riquadro Caparra/Saldo, scegli poi quale usare.
Segretly non trattiene i soldi, ma può chiedere al servizio di pagamento scelto di restituirli dal conto collegato. Il rimborso parte automaticamente quando annulli tu oppure quando il cliente disdice rispettando il preavviso configurato. Se il servizio non riesce o richiede un intervento manuale, resta segnalato sull'appuntamento e nella pagina Acconto/Saldo.
Quale servizio scegliere
Cambia soprattutto cosa devi già avere e quanto ci vuole ad attivarlo. Puoi collegarne anche più di uno: a incassare è quello che hai scelto nel profilo.
| Come si collega | Cosa serve già avere | |
|---|---|---|
| Stripe | Un pulsante ti porta su Stripe e torni collegato | Niente: il conto lo apri durante il collegamento. È il più rapido |
| SumUp | Autorizzi Segretly con un clic sul sito di SumUp | Un account SumUp attivo: qui lo si autorizza, non lo si apre |
| PayPal | Come SumUp, sul sito di PayPal | Un conto PayPal Business |
| Nexi | A mano: incolli Alias e Chiave MAC | Un contratto Nexi XPay, da cui prendi quei due dati |
Su Stripe il collegamento riesce subito, ma prima di poter incassare Stripe verifica i tuoi dati: finché è in corso, nella pagina Integrazione lo leggi scritto, e il pulsante Ricontrolla aggiorna lo stato senza rifare tutto.
I due dati di Nexi si trovano nel back-office XPay del tuo contratto. Prima di attivare il collegamento Segretly li prova con una richiesta vera: se sono sbagliati te lo dice subito, invece di lasciarti scoprire il problema dal primo cliente che non riesce a pagare.
Dove si accende
In due posti, e servono tutti e due.
Nel profilo dell'azienda, riquadro Caparra/Saldo, decidi se chiederla, quanto tempo dare per pagare, con quale servizio di pagamento incassare, e con quante ore di preavviso una disdetta dà diritto al rimborso.
Nel listino di ogni professionista decidi per quali prestazioni: campo Caparra, che accetta un importo in euro oppure una percentuale del prezzo. Le prestazioni che lasci vuote si prenotano come sempre.
Il collegamento con il listino è il nome del servizio: se rinomini una prestazione, la sua caparra va reimpostata. Vale la stessa regola dei richiami periodici.
Se hai un ristorante
Il secondo posto cambia: non c'è nessun listino da compilare, perché un locale alla carta non sa in anticipo quanto spenderà chi prenota. L'importo è una quota fissa per tavolo, e si imposta in Sedi, nella scheda del locale, insieme ai coperti da cui chiederla. Nel Profilo, riquadro Caparra/Saldo, resta solo il resto: se chiederla, entro quante ore e su quale conto incassarla — e vale per tutti i tuoi locali.
Quella soglia è la parte che conta: un tavolo da due che non si presenta è un dispiacere, uno da dieci è la serata — e chiedere la caparra per due coperti fa perdere la prenotazione senza proteggere niente.
Il saldo c'è anche qui, ma non lo incontri in Sala: presuppone una riga segnata come «Effettuato», e in Sala si segna chi è arrivato e chi si è seduto. Lo stato si cambia a mano dalla sezione Prenotazioni, ed è da lì che puoi chiedere il saldo. Il conto al tavolo, di solito, si incassa come si è sempre fatto; quello che si paga online è l'ordine da portare via, che ha la sua pagina e le sue regole.
Cosa succede negli altri casi
| Situazione | Cosa succede alla caparra |
|---|---|
| Il cliente si presenta | Viene scalata dal conto: la gestisci tu alla cassa |
| Il cliente non si presenta | Resta a te. È il motivo per cui l'hai chiesta |
| Il cliente disdice in tempo | Il rimborso parte automaticamente; se fallisce resta segnalato |
| Il cliente disdice all'ultimo | Resta a te, secondo la regola che hai scelto |
| Annulli tu l'appuntamento | Il rimborso parte automaticamente; se fallisce resta segnalato |
| Paga in contanti al banco | Usa Non chiederla sul dettaglio dell'appuntamento |
| Paga dopo la scadenza | Se l'orario è ancora libero l'appuntamento si rimette in piedi da solo; se è già andato a qualcun altro no, e la caparra resta segnalata da rimborsare |
Dal dettaglio dell'appuntamento
Aprendo un appuntamento vedi lo stato della caparra e quanto tempo resta. I pulsanti coprono i casi che capitano davvero: Dai più tempo per chi ha chiesto di pagare stasera, Non chiederla per chi ha già pagato di persona, Ho rimborsato per registrare un rimborso fatto.
Su un appuntamento che hai aperto tu dal calendario puoi chiedere la caparra da lì, anche con un importo diverso da quello del listino.
Nella pagina Acconto/Saldo le trovi invece tutte in un elenco solo, con quanto è arrivato e quanto resta rimborsabile. Il pulsante Rimborsa restituisce tutto il residuo oppure una parte, se vi siete accordati così: chi ha disdetto tardi ma con un buon motivo si vede restituire metà invece di niente, e quello che resta trattenuto rimane scritto.
Chiedere il saldo della prestazione
La stessa opzione permette di chiedere il saldo dopo la prestazione. Segna l'appuntamento come Effettuato, poi apri il dettaglio oppure usa l'azione nella pagina Appuntamenti e premi Richiedi saldo.
Il dialog propone il prezzo registrato al momento della prenotazione meno l'eventuale caparra effettivamente trattenuta. Puoi correggere l'importo prima dell'invio; sugli appuntamenti più vecchi, privi del prezzo, lo inserisci a mano. Al cliente arriva su WhatsApp un template dedicato con il pulsante Paga il saldo.
Una richiesta ancora aperta può essere reinviata senza creare un secondo debito e senza cambiare importo. Quando il pagamento arriva, sul dettaglio e nell'elenco compare Saldo pagato. Anche il saldo arriva direttamente sul conto collegato e non passa da Segretly.
Una cosa da sapere: finché la caparra è in attesa l'appuntamento non si sposta. Il cliente ha in mano un messaggio con giorno e ora, e cambiarglieli mentre sta per pagare lo manderebbe a presentarsi all'ora sbagliata. Se serve spostarlo, prima usa Non chiederla.
Quando non viene chiesta
Anche a modulo acceso, la caparra si salta in alcuni casi. Non sono guasti:
- Preavviso troppo corto. Se l'appuntamento è fra poche ore, il tempo per pagare finirebbe dopo l'appuntamento stesso. Sotto la soglia che hai impostato non si chiede affatto.
- Importo troppo basso. Una percentuale sul prezzo di una prima visita gratuita darebbe zero euro, e un link di pagamento da zero euro è solo un passaggio in più.
- Servizio senza caparra e contatto non segnalato.
Nota fiscale
Come trattare la caparra nella tua contabilità — se emettere un documento all'incasso, come scalarla dalla fattura finale — è una cosa che riguarda te e il tuo commercialista: i soldi arrivano sul tuo conto e Segretly non entra in quel passaggio.
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