Recupero degli orari liberi

Quando qualcuno disdice, quell'ora rischia di restare vuota. La segretaria prova a riempirla da sola, proponendola a chi ha un appuntamento più in là.

Come funziona

Appena un appuntamento viene annullato, quell'orario viene offerto a un cliente che ha già una prenotazione più avanti nel tempo e potrebbe anticipare. Gli arriva un messaggio con la proposta.

Non viene mai proposto a chi ha già un appuntamento nella stessa giornata: sposterebbe soltanto il buco.

Chi chiede di essere avvisato

Alla fine di ogni prenotazione la segretaria fa un'ultima domanda: "Vuoi che ti avvisi se si libera un posto prima?".

Chi risponde di sì entra in lista d'attesa e, quando un orario si libera, la proposta arriva prima a lui che agli altri. Valgono comunque le stesse regole: dev'essere lo stesso professionista, la stessa sede, un giorno diverso da quello del buco e una visita che ci stia dentro — o che ci possa entrare accorciandosi, se hai impostato la sovrapposizione appuntamenti. La lista decide chi viene chiamato per primo, non chi entra in un orario dove non ci sta.

Un "No, grazie" a una proposta chiude anche l'iscrizione: chi risponde così non riceve altri avvisi per quell'appuntamento. La domanda non viene fatta a chi prenota per la giornata stessa, perché in quel caso non c'è nulla da anticipare, né a chi deve ancora versare una caparra: li' la prenotazione non è ancora garantita, e promettergli un posto migliore sarebbe una promessa sopra una promessa.

La scansione del mattino

Ogni mattina, prima dell'apertura, la segretaria guarda la giornata e trova i buchi rimasti fra un appuntamento e l'altro. Anche quelli vengono proposti con lo stesso criterio — compresi, se hai impostato la sovrapposizione appuntamenti, quelli un po' più corti della prestazione.

È il motivo per cui certi clienti ricevono la proposta di anticipare senza che nessuno abbia disdetto: semplicemente in agenda c'era spazio.

Anche una caparra non versata libera un'ora, e da quel momento in poi quell'orario segue esattamente questa strada.

Accenderlo e spegnerlo

Nel calendario c'è un interruttore, Riallineamento automatico: acceso, tutto questo avviene da solo; spento, gli orari liberi restano liberi e nessuno riceve proposte — e la segretaria smette anche di chiedere della lista d'attesa, perché sarebbe una promessa che non può mantenere.

Se preferisci gestire di persona i recuperi, spegnilo: la segretaria continua a prendere appuntamenti come sempre.