Prenotazioni

Come un cliente prende, sposta o annulla un appuntamento scrivendo su WhatsApp.

Come si prenota

Il cliente scrive quello che gli serve — "vorrei prenotare una visita", "avete posto giovedì?" — e la segretaria lo accompagna un passo alla volta:

  1. Dove, se le sedi sono più di una.
  2. Quale servizio, scelto dal listino.
  3. Con chi, se quella prestazione la fanno in più persone.
  4. Quando: propone il primo orario libero, oppure cerca quello che il cliente ha chiesto.
  5. Nome e cognome, per intestare l'appuntamento.

Alla fine arriva la conferma con giorno, ora e servizio. L'appuntamento compare subito nel tuo calendario.

Se hai acceso la caparra e quella prestazione ne prevede una, la conferma cambia: il cliente riceve il link per pagare e l'appuntamento diventa suo solo quando ha versato. Se non paga entro il tempo che hai stabilito, l'orario torna disponibile per altri.

I passi che non servono vengono saltati: con una sede sola non chiede dove, con una persona sola non chiede con chi.

Se il cliente ha già le idee chiare

Chi scrive "vorrei un appuntamento con il dottor Rossi giovedì alle 15" non si sente ripetere le stesse domande: la segretaria riconosce la persona e il giorno richiesti e va avanti da lì.

Lo stesso vale per la professione: chi scrive "ho bisogno di un fisiatra" vede solo le prestazioni dei fisiatri, non il listino dell'intera struttura.

Quando l'orario chiesto non c'è

Se il giorno è di chiusura, la segretaria lo dice e propone i giorni in cui si riceve. Se l'orario è occupato, offre il primo disponibile vicino a quello.

Il cliente può sempre chiedere un altro momento: si resta sul discorso finché non si trova un orario buono per entrambi.

Spostare e annullare

Il cliente scrive "devo spostare" o "vorrei disdire". Se ha più di un appuntamento in programma, la segretaria chiede quale, e prima di toccare qualcosa chiede conferma: basta un "posso annullare?" per finire in quel discorso, e nessun appuntamento deve sparire per un malinteso.

Su un annullamento, quell'orario torna libero e — se il recupero automatico è acceso — viene proposto a chi potrebbe anticipare.

Se cambia discorso

Se a metà prenotazione il cliente chiede altro ("quanto costa?", "dove siete?"), la segretaria risponde e poi riprende da dove era rimasta, senza ricominciare da capo.

Se chiede qualcosa che non è di tua competenza, lo dice con chiarezza e si offre di inoltrarti il messaggio invece di rispondere a caso.