Telefonate

La segretaria non risponde solo ai messaggi: risponde anche alle chiamate WhatsApp, quelle fatte con il pulsante di chiamata dentro la chat. Il cliente tocca la cornetta, la segretaria risponde subito, ascolta e prende l'appuntamento a voce, come farebbe al banco.

Riguarda solo le chiamate dentro WhatsApp: le telefonate normali, quelle composte dal tastierino, continuano a far squillare il tuo telefono come sempre. Niente cambia per chi ti chiama nel modo tradizionale.

Come si attiva

Quando colleghi il numero WhatsApp, la risposta alle telefonate si accende da sola: non c'è niente da configurare. Nella sezione Integrazione trovi la scheda Risposta alle telefonate, con l'interruttore per spegnerla o riaccenderla quando vuoi.

Un'avvertenza: WhatsApp concede le chiamate solo ai numeri che hanno raggiunto un certo volume di messaggi. Un numero appena collegato può non essere ancora idoneo: in quel caso l'attivazione resta in attesa e si completa quando il numero cresce — è una regola di WhatsApp, non un'impostazione di Segretly.

Come si comporta al telefono

Risponde con il saluto che hai scelto, che dichiara sempre di essere una segretaria virtuale: è un obbligo di legge, e il pannello non permette di toglierlo. Da lì la conversazione è naturale: il cliente dice di cosa ha bisogno, lei propone servizi, professionisti e orari a voce — poche alternative per volta, non elenchi da ricordare — e fissa l'appuntamento con nome e cognome, esattamente come farebbe in chat.

Mentre verifica le disponibilità dice «un attimo» e, se serve qualche secondo in più, parte una breve musica di attesa: il cliente sa che è ancora in linea e che sta lavorando per lui. Se il cliente inizia a parlare mentre lei sta parlando, si interrompe e ascolta. Se invece è il cliente a restare in silenzio, dopo qualche secondo chiede se è ancora in linea, e se non riceve risposta saluta e chiude con garbo.

Quando il cliente saluta — «grazie, arrivederci» — la segretaria risponde al saluto e chiude la chiamata: niente code di conversazione, niente domande in più a chi ha già finito.

Se quella prestazione prevede una caparra, la segretaria non prova a dettare un indirizzo web al telefono: dice che sta mandando il link su WhatsApp, con l'importo e il tempo per pagare, e il messaggio arriva mentre il cliente è ancora in linea.

La voce con cui parla la scegli tu dalla scheda Risposta alle telefonate, dove puoi anche riscrivere il saluto di apertura.

Cosa ti resta

Della telefonata resta la trascrizione scritta, che trovi nella sezione Conversazioni accanto ai messaggi dello stesso cliente: è la stessa conversazione, solo fatta a voce. L'audio non viene registrato né conservato.

Se dalla chiamata nasce un appuntamento, lo trovi nel calendario come tutti gli altri, con il promemoria automatico al cliente il giorno prima.

I limiti

Ogni chiamata ha una durata massima di qualche minuto: è una protezione, non un conto alla rovescia — una prenotazione completa si chiude in molto meno. E il cliente può sempre proseguire per iscritto sullo stesso numero: messaggi e telefonate sono la stessa conversazione, e la segretaria si ricorda di entrambi.