Professionisti

Sono le persone che ricevono i clienti. Ognuna ha la propria agenda, il proprio listino e i propri orari.

Anche se lavori da solo ne esiste una: è la tua scheda, creata alla registrazione. Senza almeno una scheda il calendario non ha agende da mostrare.

Cosa contiene una scheda

• Nome, cognome e professione — la professione è quella che i clienti nominano ("un fisiatra", "il commercialista") ed è con quella che la segretaria capisce a chi si riferiscono.
• Listino — i servizi che quella persona eroga, ognuno con durata e prezzo. Sono i tempi con cui la segretaria calcola gli spazi liberi. Ogni voce può anche dire dopo quanto richiamare chi l'ha fatta — due settimane, sei mesi: è il campo Richiama dopo, spiegato nei richiami periodici — e di quanto la prestazione si può accorciare per entrare in uno spazio corto, con Sovrapp. (min).
• Sedi e orari — in quali sedi lavora e con quali fasce, giorno per giorno.
• Avvisi WhatsApp — il recap giornaliero degli appuntamenti e l'avviso di urgenza sul numero personale della persona. Sono spiegati nella pagina "Avvisi al professionista".
• Foto e biografia — facoltative.

Il listino è personale

Due persone possono offrire la stessa prestazione con durata e prezzo diversi: il listino è di ciascuna, non della struttura.

Attenzione a come scrivi i nomi dei servizi. Se la stessa prestazione si chiama "Prima visita" nel listino di uno e "Visita iniziale" in quello di un altro, il cliente vede due voci diverse per la stessa cosa. Quando i nomi coincidono, invece, la segretaria capisce che è la stessa prestazione e chiede semplicemente con chi la vuole fare.

Il nome conta anche dopo: è con quello che gli appuntamenti passati restano legati alla prestazione. Rinominare un servizio non rompe niente di visibile, ma per i richiami periodici diventa un servizio nuovo, e chi l'aveva fatto con il vecchio nome non verrà più richiamato.

Sovrapp. (min): far entrare la prestazione in uno spazio corto

Fra un appuntamento e l'altro restano spesso spazi troppo corti per la prestazione intera, e così restano vuoti. Nel campo Sovrapp. (min) scrivi di quanti minuti sei disposto ad accorciare quella prestazione pur di farcela entrare: una visita da un'ora con quindici minuti di sovrapposizione entra anche in uno spazio da quarantacinque, e in agenda dura quarantacinque.

Nonostante il nome, in agenda non si accavalla niente: quello che si adatta è la durata, non la posizione, e due appuntamenti non si toccano mai.

• Vuoto significa nessuna sovrapposizione, ed è il valore predefinito: quella prestazione entra solo dove ci sta per intero.
• Il valore dev'essere minore della durata: una prestazione non può comprimersi fino a sparire.
• Il prezzo resta quello pieno: è la stessa prestazione fatta in meno tempo, non uno sconto.
• Serve anche accendere la sovrapposizione nel profilo dell'azienda: qui si dice per cosa e di quanto, nel profilo se.

È spiegata per intero nella pagina dedicata.

Caparra: il campo che guarda prima

Sempre nel listino c'è Caparra, e riguarda il momento opposto: non quello che verrà, ma se questo appuntamento è davvero prenotato.

Ci scrivi quanto il cliente deve versare per tenersi il posto — un importo in euro, oppure una percentuale del prezzo, scegliendo la misura. Da quel momento chi prenota quella prestazione riceve il link per pagare, e se non paga entro il tempo che hai stabilito nel profilo l'orario torna disponibile per altri.

• Vuoto significa nessuna caparra, ed è il valore predefinito: le voci che lasci vuote si prenotano come hanno sempre fatto.
• Serve anche accendere la caparra nel profilo dell'azienda, dopo aver collegato il tuo servizio di pagamento da Integrazione: qui si dice per cosa, nel profilo se e quanto tempo.
• Vale lo stesso avvertimento del richiamo: il collegamento è il nome del servizio, quindi se lo rinomini la caparra di quella voce va reimpostata.

È spiegata per intero nella pagina dedicata.

Richiama dopo: il campo che guarda avanti

Nel listino, accanto a durata e prezzo, c'è Richiama dopo. Riguarda una cosa diversa dagli altri due: quelli valgono per l'appuntamento di adesso, questo per quello che verrà.

Ci scrivi ogni quanto quella prestazione va rifatta — due settimane per un taglio, sei mesi per un'igiene, dodici per un controllo — scegliendo l'unità. Passato quel tempo dall'ultima volta, la segretaria scrive lei al cliente e gli propone di riprenotare, con la stessa prestazione e con la stessa persona: chi risponde «Sì» si ritrova già dentro la prenotazione e deve solo scegliere il giorno.

Tre cose da sapere prima di compilarlo:

• Vuoto significa nessun richiamo. È il valore predefinito: le voci che non hanno senso richiamare si lasciano così.
• Il conto parte dalle visite segnate «Effettuato». Gli appuntamenti passati rimasti su «Confermato» non contano come ultima volta: se non segni gli stati, non parte nessun richiamo.
• Serve anche accendere l'interruttore. Qui dici per cosa richiamare; se e quando si decide nel profilo dell'azienda, riquadro Richiami periodici. Senza quello, il campo resta scritto e non parte niente.
• Il collegamento è il nome del servizio. Rinominare una prestazione la rende, per Segretly, una prestazione nuova: chi l'aveva fatta con il nome vecchio non verrà richiamato.

Come funziona nel dettaglio — chi resta fuori, ogni quanto al massimo si scrive a una persona, cosa vede il cliente — sta nei richiami periodici.

Accesso separato: quando serve

Una persona può avere un proprio accesso al pannello, oppure no.

• Senza accesso: la scheda esiste solo come agenda, e la gestisci tu entrando con l'account dell'attività. È il caso più comune.
• Con accesso: la persona entra con le proprie credenziali e vede la propria agenda, i propri appuntamenti e le conversazioni dei suoi clienti. Non vede quelle dei colleghi, né la parte aziendale (professionisti, integrazione, abbonamento).

L'accesso si attiva dalla scheda, impostando una mail e una password.

Chi ce l'ha, entrando trova la propria scheda sotto Il mio profilo: da lì aggiorna da sé biografia, professione, listino, sedi e orari, foto e i propri avvisi WhatsApp, senza passare da te. Restano decisioni dell'attività, e non si cambiano da quella pagina, l'interruttore Attivo e le credenziali di accesso: quelle si toccano solo dalla sua scheda in Professionisti, entrando con l'account dell'attività.

Disattivare qualcuno

Chi non riceve più si disattiva invece di essere cancellato: sparisce dalle prenotazioni e dalle scelte, ma i suoi appuntamenti passati restano dove sono.

Una scheda disattivata non pesa sull'abbonamento.

Se lavorate in più di uno

In alto nel calendario compare una casella per scegliere di chi vedere l'agenda. La scelta resta anche quando torni il giorno dopo.

Ai clienti la segretaria chiede con chi vogliono prenotare solo quando c'è davvero da scegliere: se la prestazione la fa una persona sola, salta la domanda.

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