Sovrapposizione appuntamenti
Guarda l'agenda di una giornata piena e conta gli spazi vuoti: mezz'ora fra le dieci e le undici, tre quarti d'ora prima di pranzo, quaranta minuti a fine giornata. Nessuno di quei buchi è abbastanza lungo per la prestazione intera, e così restano vuoti — anche quando quella visita, in pratica, la faresti in qualche minuto di meno.
Con questa funzione decidi tu, prestazione per prestazione, di quanti minuti sei disposto ad accorciarla pur di farla entrare lì dentro.
Come funziona
Su ogni voce del listino scrivi un numero di minuti. Se una visita dura un'ora e scrivi quindici, la segretaria può proporla anche in uno spazio da quarantacinque minuti: l'appuntamento entra lì e in agenda dura quarantacinque.
Il nome dice "sovrapposizione" perché è così che ci si pensa — far entrare un appuntamento dove non ci starebbe — ma in agenda non si accavalla niente. Quello che si adatta è la durata, non la posizione: due appuntamenti non si toccano mai, e nessun cliente si ritrova sopra un altro.
Non è un accorciamento a tutti i costi. Dove c'è spazio pieno la prestazione dura quanto deve: la compressione scatta solo dove serve, e solo fino al limite che hai scritto. Uno spazio da venti minuti resta vuoto anche con quindici minuti di tolleranza, perché scenderebbe sotto il minimo che hai accettato.
Il limite vale allo stesso modo verso qualunque cosa chiuda lo spazio: un altro appuntamento, un'assenza, la pausa pranzo o l'orario di chiusura. Un'ora libera prima di chiudere è un'ora libera, e la segretaria la usa senza farti sforare.
Dove si imposta
Servono due cose, e la divisione è la stessa della caparra e dei richiami.
Nel profilo della tua attività, sezione Sovrapposizione appuntamenti, accendi l'interruttore: è il se.
Nella scheda di ogni professionista, nel listino, ogni voce ha il campo Sovrapp. (min): è il per cosa e il di quanto. Lascialo vuoto e quella prestazione entra solo dove ci sta per intero, come sempre. Il valore dev'essere minore della durata: una prestazione non può comprimersi fino a sparire.
Vale la pena metterlo solo dove ha senso davvero. Un controllo veloce si accorcia, una seduta no: sono decisioni che conosci tu, e il campo vuoto è la risposta giusta per la maggior parte delle voci.
Dove ha effetto
Ovunque si prenoti, senza doverci pensare:
- quando la segretaria prende un appuntamento in chat o al telefono;
- quando aggiungi un appuntamento a mano dal calendario: l'orario del buco compare fra quelli disponibili, con accanto la durata che avrà;
- quando trascini un appuntamento in uno spazio più corto: entra accorciandosi, e la conferma te lo dice prima;
- quando un orario che si è liberato viene proposto a chi può anticipare, e quando la segretaria cerca da sola i buchi rimasti in agenda.
Cosa non cambia
Il prezzo resta quello pieno. È la stessa prestazione, fatta in meno tempo: la sovrapposizione è una scelta organizzativa tua, non uno sconto. Vale anche per la caparra, che si calcola sul prezzo.
Al cliente non viene detto niente di tutto questo: riceve la proposta di un orario, come sempre. Non c'è ragione di spiegargli come tieni l'agenda.
E un appuntamento già accorciato non si accorcia una seconda volta: se lo sposti ancora, il minimo resta quello che hai scritto nel listino. Non si scende mai sotto, per quante volte lo si sposti.
Per spegnerlo
Stesso interruttore, dal profilo: spento, tutto torna come prima e ogni prestazione entra solo dove ci sta per intero. I minuti scritti nel listino restano dove sono, inerti, e tornano a valere il giorno che lo riaccendi.
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