Calendario

È l'agenda della persona selezionata: appuntamenti presi dalla segretaria e aggiunti da te, sullo stesso schermo.

Come si legge

Puoi vedere il mese, la settimana o il giorno. Le fasce più chiare sono gli orari in cui si riceve e si può prenotare; sopra ci stanno gli appuntamenti.

Passando il mouse su un appuntamento compare un riquadro con cliente, orario, durata, servizio, professionista e sede. Cliccando si apre la scheda completa, con lo storico del cliente e i messaggi inviati.

Un appuntamento con il bordo tratteggiato aspetta ancora la caparra: il posto è tenuto, ma non è ancora garantito. Il riquadro al passaggio del mouse dice entro quando il cliente deve pagare.

Se in struttura lavorano più persone, in alto scegli di chi vedere l'agenda.

Aggiungere un appuntamento

Con "Aggiungi appuntamento" inserisci cliente, servizio, data e ora. È quello che si usa per chi telefona invece di scrivere su WhatsApp.

Spostare senza riscrivere niente

Un appuntamento si sposta trascinandolo dove serve; tirando il bordo inferiore ne cambi la durata. Prima di salvare compare una conferma, dove puoi scegliere se avvisare il cliente su WhatsApp.

Se lo lasci in un orario in cui non si riceve o dove c'è già qualcuno, il riquadro diventa rosso e lo spostamento non viene accettato.

Un appuntamento in attesa di caparra non si sposta affatto: il cliente ha in mano un messaggio con giorno e ora, e cambiarglieli mentre sta per pagare lo manderebbe a presentarsi all'orario sbagliato. Se serve spostarlo, prima togli la caparra dalla sua scheda.

Chiusure e assenze

Con "Aggiungi assenza" blocchi un periodo: ferie, un pomeriggio fuori, una giornata di chiusura. Nelle assenze la segretaria non prende appuntamenti, e a chi chiede quando siete aperti risponde tenendone conto.

Se l'assenza copre appuntamenti già presi, il pannello te lo dice: li sposti o li annulli tu, decidendo caso per caso.

Variazioni di orario

Con "Aggiungi variazione" cambi gli orari di una singola giornata senza toccare quelli di sempre: un'apertura straordinaria di sabato, o un giovedì che finisce prima.

Vale solo per quel giorno; la settimana tipo resta com'è.

Stampare gli appuntamenti

Con "Stampa appuntamenti" porti l'agenda fuori dal pannello, in un foglio di calcolo che si apre con Excel o con qualsiasi programma equivalente. Scegli la giornata di oggi oppure un periodo di date.

Ogni appuntamento è una riga: sede, numero WhatsApp, nome e cognome, orario, prestazione, stato e caparra. Le giornate sono separate da una riga con la data scritta per esteso — Martedì 23 settembre — così il foglio resta leggibile anche stampato e appeso.

Due cose da sapere prima di consegnarlo a qualcuno. Il foglio è l'agenda della persona selezionata in alto, non di tutta la struttura: se ti servono più agende, le scarichi una alla volta. E gli appuntamenti annullati non compaiono: il foglio dice chi aspetti, non chi ha disdetto.